Onoverzichtelijke facturen leiden tot onnodige ergernissen bij de rijschoolleerling. Met te late betalingen is de rijschoolhouder weer niet blij. Wees helder over de betalingsvoorwaarden en confronteer leerlingen daar al tijdens de intakeles mee. Zo voorkomt u dat er achteraf discussie ontstaat. Hier volgen zes praktische tips voor het versturen van duidelijke rekeningen.

Tip 1. Zorg dat het totaal te betalen bedrag duidelijk is

In de eerste plaats moet het totaalbedrag van de factuur in één oogopslag zichtbaar zijn. Een voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt. Vermeld dus duidelijk het totaalbedrag inclusief BTW, bijvoorbeeld vet gedrukt.

Tip 2. Vermeld de vervaldatum voluit

Vermeld de exacte datum waarop het door de debiteur verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er onder aan een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’. Vermeld in plaats daarvan de vervaldatum voluit, dus ‘betalen vóór 24 maart 2006’. Zo kan er ook geen discussie ontstaan of de betalingstermijn van veertien dagen ingaat na verzending van de factuur of na ontvangst van de factuur.

Tip 3. Zorg voor een duidelijke en herkenbare vormgeving

Zorg voor een duidelijke vormgeving van de factuur met een herkenbaar logo van uw rijschool. Veel ondernemers maken gebruik van de standaard lay-out die hun boekhoudpakket biedt. Print facturen op het briefpapier van de rijschool, bij voorkeur met voorgedrukt de adresgegevens en bankrekening- en BTW-nummer.

Tip 4. Leg de relatie met voorafgaande offertes/overeenkomsten

Een factuur moet duidelijk aansluiten bij eerder uitgebrachte offertes en overeenkomsten. Verwijs naar die offertes en overeenkomsten. Houd het niet bij standaardzinnen als ‘conform afspraak’ zonder verdere verklaring. Vermeld ook de offertedatum en eventueel het referentienummer van de offerte.

Tip 5. Specificeer kostenposten

Geef een uitgebreide omschrijving van het geleverde lespakket op de factuur. Ook voor andere kostenposten, zoals lesmaterialen, geldt dat het voor zowel de factuureigenaar als de boekhouder duidelijk moet zijn waarvoor wordt betaald. Omschrijf duidelijk de hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en een exacte omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis en vertraging. Voeg deze specificatie eventueel als een extra bijlage toe.

Tip 6. Factureer tijdig en frequent

En last but not least: wacht niet met het versturen van de factuur. Zodra het product of de dienst is geleverd, ontstaat er recht op geld en zou er eigenlijk direct betaald moeten worden. Een vuistregel is dat een rekening binnen een week de deur uit moet zijn. Wacht een rijschool met het versturen van de factuur drie of vier weken, dan denkt de leerling: ‘Oh, dan kan ik ook nog wel een paar weken wachten met betalen’.

Factuureisen Belastingdienst

Ook de Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Vermeld in ieder geval:

• het eigen BTW-identificatienummer
• het factuurnummer
• de factuurdatum
• naam en adres
• naam en het adres van de afnemer
• de datum van de levering of de dienst
• de hoeveelheid en soort geleverde goederen
• de omvang en de soort geleverde diensten
• het BTW-bedrag

Bron: Kluwersfinancieelmanagement.nl