Vijf Nederlandse rijscholen zijn een samenwerking aangegaan om gezamenlijk de planning voor beroepsopleidingen en Code95 sneller en eenvoudiger in te richten. Door de ontwikkeling van een online pakket willen ze het gebrek aan automatisering in het planningsproces voor deze opleidingen opvullen. Wouter Eijkelenkamp van Dation verzorgde afgelopen week de lancering van het nieuwe beroepsopleidingen-pakket. “Op basis van de praktijkkennis van de rijscholen en onze kennis op het gebied van ICT hebben we een product ontwikkeld waarmee we ook rijscholen die beroepsopleidingen aanbieden kunnen ondersteunen. Mappen vol met Excel-schema’s zijn hiermee verleden tijd”, zo liet hij weten.

Verkeersschool Nederveen, Rijschool Rijnland, Leus Verkeersschool, Verkeersschool Nelen en Alblas Verkeersschool liepen tegen een gat wat betreft planningsmogelijkheden voor beroepsopleidingen aan. Omdat ze daar verandering in wilden zien, werd halverwege 2014 een project met rijschoolsoftware-leverancier Dation gestart. In de afgelopen maanden trokken ze samen op om de wensen van de rijscholen concreet vorm te geven. “Vierentwintig manmaanden aan programmeerwerk, pittige creatieve discussies met onze projectpartners en zo’n tachtig liter koffie verder is de eerste release nu een feit”, aldus Eijkelenkamp. “En we zijn er trots op. Al meer dan 2.000 beroepschauffeurs zijn met succes via de module voor beroepsopleidingen ingepland.”

Rijschool

Bij de start van het project brachten de vijf rijscholen en tevens projectpartners hun wensen wat betreft functionaliteiten voor het beroepsopleidingen-pakket in kaart. De planner van een rijschool hoeft inmiddels in principe enkel nog het aantal personen, de locatie en de gewenste periode in de Dation-module aan te geven.

Het online programma geeft vervolgens automatisch aan waar de kandidaten ingepland kunnen worden en welke docent voor die training beschikbaar is. Eijkelenkamp: “De planner van een rijschool hoeft zich dus niet meer door verschillende lijsten met gegevens heen te worstelen.”

Opleiding

Rijscholen die gebruik maken van het pakket moeten eenmalig de verschillende trainingen als sjabloon aanmaken. Door onder andere het maximale aantal personen en de benodigde materialen bij een specifieke opleiding aan te geven, zorgt het systeem ook dat de bijbehorende voertuigen, instructeurs en locatie automatisch worden gereserveerd.

Het houdt tevens in het oog dat het maximaal toegestane aantal kandidaten per training niet wordt overschreden, aldus de rijschoolsoftware-leverancier. “Vanuit CCV-restricties zijn er bijvoorbeeld maxima gesteld aan het aantal cursisten per voertuig. Het was voor de rijscholen van belang dat de planner daar niet actief op hoeft te letten. Dat hebben we dus in de module verwerkt.”

Planning

Naast de maximale capaciteit op een bepaalde training, worden in de planning ook boeken, laptops en beamers automatisch gereserveerd. “Er kan dus niets meer per abuis dubbel geboekt worden. En zowel de theoriedagen als de praktijkdagen worden door het pakket ondersteund”, zo gaf de Dation-directeur aan.

De planning en registratie is daarnaast direct gekoppeld aan de financiële administratie van de rijscholen, zodat bijvoorbeeld facturen automatisch verstuurd kunnen worden, ook voor extra verkopen zoals boeken. Op die manier hoeft dit niet handmatig te gebeuren. Het doorberekenen van kortingen en toeslagen voor specifieke klanten is daarbij mogelijk gemaakt. “En als een kandidaat meedoet aan de training voor zijn Code95-punten, worden bijvoorbeeld automatisch de CCV aan- en afmeldkosten in rekening gebracht”, aldus Eijkelenkamp. “De administratieve druk op de beroepsopleidingen is enorm. Al deze mogelijkheden moeten die druk dan ook sterk verminderen. Dat is waarom wij in de eerste plaats aan het project begonnen zijn.”

Beroepsopleiding

De online tool voor de beroepsopleidingen is optioneel als uitbreidingspakket aan het al bestaande Dation-dashboard voor rijscholen toe te voegen. Eijkelenkamp: “Omdat het een hoop handelingen uit handen van de rijschool neemt, scheelt het de rijschool uren aan werk. En die tijd kan weer in andere zaken worden gestoken. De pijn van het papierwerk voor deze categorie wordt weggenomen en tegelijkertijd biedt het systeem de mogelijkheid om meer transportbedrijven te ondersteunen en betere service te bieden.”

“Bij onze vijf projectpartners is in de afgelopen weken gebleken dat het daadwerkelijk scheelt”, zo voegde hij toe. “Er ligt minder druk op de planners en administratie en ook de communicatie richting de afnemers is beter geworden.” Ruim 2.000 personen zijn inmiddels via de nieuwe module voor een training bij een van de vijf rijscholen ingedeeld, zo gaf hij daarbij te kennen. “De feedbackrondes met de projectpartners hebben tot een vrij snelle lancering geleid. Daardoor kunnen nu ook andere rijscholen voor de planning van beroepsopleidingen en Code 95 van de module gebruik maken.”

Roosmarijn Dierick