Kosten voor de dure boekhouder als rijschoolhouder zijn helaas onvermijdelijk. Het gevoel een groot aantal lessen ‘voor niets’ te geven voor dat hoge uurtarief van de accountant is begrijpelijk. Toch kan er fors op bespaard worden. Hoe? Door met de tijd mee te gaan en te digitaliseren.

Waar ze eerst met losse dagstaten en veel papiertjes werkten, gebruikt Verkeersschool De Haas uit ’s Heerenberg sinds een paar weken de Dation Dashboard administratiesoftware. Hiermee kan hun boekhouder fors besparen op zijn declarabele uren.

Marjory de Haas: “Eerst leverden we de papieren dagstaten aan. Hij moest alles dan zelf inboeken a 65 euro per uur. Nu kan de boekhouder zelf in het systeem inloggen. Dat scheelt hem veel tijd. Voor die besparing, daar kunnen we wel een aantal rijlessen voor draaien.”

Ondernemers
Verkeersschool De Haas is een typische ondernemersfamilie. Hun oudste zoon heeft een schoonmaakbedrijf, vader Richard is rijinstructeur en Marjory verzorgt de administratie en planning. Voorheen waren ze 1500 euro per kwartaal kwijt aan de boekhouder voor beide bedrijven. “We hebben met hem berekend dat die kosten nu met minimaal de helft zullen dalen”, zegt Marjory.

Verkeersschool De Haas heeft op dit moment een lesauto, twee lesmotoren (zwaar en licht) en een volgmotor. Per 1 maart wordt de rijopleiding voor het bromfiets praktijkexamen ook gegeven.  Het echtpaar is vorig jaar mei gestart en leidt nu 42 leerlingen op.

Kosten besparen is echter niet de enige reden waarom De Haas heeft gekozen om zich verder te digitaliseren. Het gemak en onnodig dubbel werk voorkomen is ook belangrijk.

Bezet
“Het gebeurde af en toe dat ik een examen inplande vanaf kantoor en mijn man op dat tijdstip vanuit de auto een les inplande. Dan moesten we ’s avonds weer gaan bellen om het te verzetten. Nu plant hij via zijn PDA in en ziet meteen of iets al bezet is. En ik zie het ook direct als hij iets inplant. Erg handig.”

Bovendien is het systeem erg makkelijk in gebruik, vindt de 47-jarige Marjory. “Mailen op de computer is voor mij geen probleem. Maar ik ben echt geen computerexpert. Ik kan altijd de helpdesk bellen, maar elke simpele ziel kan hiermee werken.”

Uitstraling
De leerlingen zijn erg positief. De uitstraling van het bedrijf is volgens Marjory verbeterd. “Ze hebben toch het idee dat alles professioneler is.” Ook voorkomt het misverstanden over de betalingen. “Niet iedereen betaalt altijd contant. Sommigen vergeten geld mee te nemen of betalen liever per bank. Zij krijgen nu steeds automatisch een email als herinnering. Dan hoeft mijn man daar niet steeds over te beginnen. En zodra het betaald is, kan hij dat meteen zien op zijn PDA.”

Leerlingen zelf laten plannen via de rijlesplanner, daar begint Verkeersschool De Haas voorlopig nog niet aan. “Sommige leerlingen komen uit Doetinchem, anderen uit ’s Heerenberg. Bovendien zijn bijvoorbeeld soms leerlingen op de motor nog niet zo ver dat ze het bedrijventerrein afkunnen. Als ze zelf kunnen plannen, wordt daar geen rekening mee gehouden. Dat houden we dus in eigen hand.”

Bart Pals

Kijk in de VerkeersPro.nl Bedrijvengids voor alle aanbieders van software voor de rijschool