Minder verspilde uren door leerlingen die lessen vergeten, altijd een actueel overzicht van de agenda’s van instructeurs en een professionelere uitstraling. Dat zijn enkele voordelen van de rijschoolsoftware van Dation, vertelde mede-oprichter Wouter Eijkelenkamp in de workshop ‘Tijd & Geld besparen met rijschoolsoftware’ tijdens de Lesauto Testdag 2013.

Met de software wil ICT-bedrijf Dation een oplossing bieden aan rijscholen voor tal van zaken. Een daarvan is het maken van afspraken met leerlingen. Hiervoor heeft het bedrijf de Digitale Rijles Agenda ontwikkeld. Daarin kunnen instructeurs met bijvoorbeeld een smartphone of tablet een rijles inplannen. Onderling bellen over vrije momenten is niet meer nodig. “Ook is het mooi dat dubbel plannen hierdoor is uitgesloten”, legt Eijkelenkamp uit.

Afspraken

Omdat leerlingen automatisch een e-mail krijgen na het inboeken van een nieuwe rijles, ontstaat er geen discussie of een rijles wel of niet is afgesproken. Tevens is het mogelijk om een uur voor aanvang van de les een automatische lesherinnering naar de leerling te sturen, bijvoorbeeld via Twitter.

Het aantal verloren uren dat ontstaat doordat leerlingen hun lessen zijn vergeten, wordt zo beperkt. Papieren afspraken zijn niet meer nodig en die papieren kunnen ook niet kwijtraken. Rijschoolhouders hebben met de Digitale Rijles Agenda altijd een actueel overzicht van de afspraken die de verschillende instructeurs hebben gemaakt.

Vakantie

Daarnaast kan in de Digitale Rijles Agenda een instructiekaart worden bijgehouden, zodat de lesvorderingen altijd voor alle instructeurs toegankelijk zijn, handig bij het overnemen van leerlingen tijdens ziekte of vakantie. De leerling kan deze lesvorderingen ook zelf inzien via het online Leerlingen Portaal. Op deze manier worden ze actief betrokken bij de opleiding en kan de rijschoolhouder transparantie bieden aan de leerling en de ouders.

Ook weet de rijschoolhouder met behulp van het softwarepakket hoeveel contant ontvangen lesgeld een instructeur bij zich heeft. “Je kunt precies zien wie nog hoeveel geld moet afdragen. Je hoeft niet te wachten op de papieren dagstaat”, licht Eijkelenkamp toe. Dit omdat bij een contante transactie van de leerling meteen wordt bijgehouden bij welke instructeur dit gedaan is.

Administratie

“Hierdoor kan de rijschool realtime inzien hoeveel lesgeld de instructeur op zak heeft. Het financiële saldo van de leerling wordt automatisch bijgehouden in het dossier, waardoor voor de administratie altijd duidelijk is wat een leerling nog heeft openstaan. Doordat de leerling ook van zijn betalingen een geautomatiseerde e-mailbevestiging krijgt, is hij volledig op de hoogte en kan de instructeur geen fouten maken met bedragen. De leerling trekt dan immers direct aan de bel.”

Een ander onderdeel van de Dation-software dat aan bod kwam tijdens de workshop was het Leerling Portaal. Het Portaal is een digitale omgeving waar leerlingen van een rijschool allerlei informatie kunnen vinden, onder meer omtrent de planning van hun rijlessen en de facturen. “Doordat de leerling zelf kan inloggen op het Leerlingen Portaal, belt hij minder snel bij vragen over planning of betalingen”, aldus Eijkelenkamp. “Hierdoor wordt de instructeur minder gebeld in de lesauto.”

Professioneel

Tevens kan de leerling in het portaal zijn facturen via iDeal voldoen, zodat lesgeld sneller binnen is. De betaling wordt ook automatisch in het kasboek verwerkt, zodat de administratie hier geen omkijken naar heeft. “Al met al maak je met de rijschoolsoftware van Dation een professionele indruk die aansluit bij de online wereld waar de klanten, de leerling van 17 of 18 jaar, zich in bevindt” vertelt Eijkelenkamp. Inmiddels gebruiken zo’n 450 rijscholen de software.

Tom van Gurp