Mobiele digitale planning en administratie maakt steeds meer een opmars door in de rijschoolbranche. Reeds 400 rijscholen en 1500 rijinstructeurs maken op dit moment gebruik van de rijschoolsoftware van Dation. Het bedrijf heeft vorige week Verkeersschool E. van Drie uit Zeist als 400e gebruiker welkom geheten. Verkeersschool E. van Drie is al 60 jaar actief in de een bestaat uit een team van 15 personen.

“Ons vorige rijschoolsoftware pakket voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd, dus gingen we op zoek naar een betrouwbaar alternatief”, vertelt rijschoolhouder Yvonne van Drie. “Na een goede introductie en kennismaking met Dation konden zij snel schakelen en zijn wij in een periode van enkele dagen overgestapt naar deze software.”

Mobiele app

Onderdeel van de overstapservice is het kopiëren van leerlinggegevens van het oude systeem. Ook een uitgebreide training aan de instructeurs en administratief personeel is vast onderdeel in deze opstartservice. Van Drie: “Binnen twee weken werken al onze instructeurs met de mobiele app van Dation, zodat wij vanaf kantoor alles live kunnen monitoren. Vooralsnog zijn wij erg tevreden over de service en goede support.”

Dation is in 2003 gestart als leverancier van rijschoolsoftware. Destijds begonnen als online agenda voor de toenmalige PDA telefoons, is de software in de loop der jaren flink uitgebreid qua functionaliteit en dienstverlening. In 2007 zijn ze actief de rijschoolbranche gaan benaderen met Dation Dashboard; het eerste volledig online draaiende systeem voor planning en administratie met een mobiele toegang voor PDA’s. In dat jaar bood Dation al een fulltime telefonisch bereikbare helpdesk om de gebruikers te ondersteunen en te adviseren.

Facturatie en boekhouding

Een aantal belangrijke functionaliteiten die zijn doorgevoerd in de opvolgende jaren zijn de koppeling met boekhoudpakketten, Rijlesplanner (het online leerlingen portaal), Dation Mobile (app voor Ipad en Andoird) en de volledig automatische facturatie en boekhoudrapporten. Ook is toen het team uitgebreid met meer supportmedewerkers en programmeurs.

Inmiddels staat er een team van 20 personen klaar die dagelijks werken aan de software en service van Dation Dashboard. Met de jarenlange kennis en ervaring in de rijschoolbranche wil Dation uiteindelijk elke rijschool kunnen voorzien van een tijd- en kostenbesparend softwarepakket.

1500 rijinstructeurs

Vorig jaar is het softarebedrijf sterk gegroeid in de rijschoolbranche. Er zijn inmiddels ruim 1500 instructeurs die dagelijks inloggen in het Dashboard systeem via hun tablet of smartphone. Een aantal belangrijke peilers die deze groei mogelijk heeft gemaakt, zijn de functionaliteiten die Dation biedt.

“Naast een sterk systeem voor de planning, facturatie en boekhouding, leveren wij ook functionaliteiten die de communicatie met de leerling en zelfs de promotie naar potentiële leerlingen versterkt”, vertelt Wouter Eijkelenkamp van Dation. “Hierdoor is de software breed inzetbaar binnen de rijschool en levert het ook daadwerkelijk wat op om mee te werken. Een voorbeeld hiervan is de koppeling met social media en de geautomatiseerde e-mails naar leerlingen. Hier komt veel zichtbaarheid en respons op onder potentiële leerlingen.”

Rijschoolbranche

“Een ander punt dat ons systeem uniek maakt is het team inmiddels erg veel ervaring heeft in de rijschoolbranche. Zo staat er een fulltime gratis helpdesk ter beschikking voor alle gebruikers en is er een groot ontwikkelteam dat zich bezig houdt met uitbreiding van de functionaliteiten. De adviseurs van Dation staan dagelijks paraat om overal in het land demonstraties van de software te geven en inhoudelijke trainingen voor rijscholen te organiseren”, zegt Eijkelenkamp.

Sinds 2011 zijn tablets een algemeen goed geworden en dit is ook terug te zien in de werkwijze van rijscholen, heeft Dation gemerkt. Speciaal voor dit mobiele werken heeft Dation een mobiele app gemaakt die bruikbaar is op vrijwel elke tablet en/of smartphone, zoals de Iphone/Ipad en Android toestellen. Met deze app kan de rijschool digitaal zijn les inplannen, waardoor de leerling automatisch een lesbevestiging per email ontvangt.

Lestegoed

Daarnaast wordt automatisch het lestegoed en saldo van de leerling bijgewerkt en kan het kantoor van de rijschool realtime de agenda inzien en eventueel bijwerken. Hierdoor is bijvoorbeeld onderling bellen tussen instructeurs/kantoor niet meer nodig.

Voor de grotere rijscholen levert het de mobiele app een ander voordeel; er zijn geen papieren dag- en weekstaten meer nodig in de lesvoertuigen. Het kantoor heeft namelijk direct toegang tot het Dation systeem en kan zo realtime zien wat de instructeur aan lesgeld heeft geïncasseerd en hoe zijn planning er uitziet. Ook de kilometerregistratie zit in de app geïntegreerd. Aan het einde van de week hoeven er dus niet meer stapels papieren verwerkt te worden; dit gebeurt automatisch en realtime. Zo is er maximale controle en overzicht met minimale inspanning.

Code95

Ook in 2013 staan tal van updates op de planning bij Dation, kondigt Eijkelenkamp aan. “Zo komt er vanaf februari een geavanceerde koppeling met IDEAL, waardoor leerlingen razendsnel kunnen betalen aan de rijschool. Voor de code95 bestaat een module die het mogelijk maakt om certificaatverloop bij te houden en snel en overzichtelijk cursusdagen in te plannen en chauffeurs op de hoogte te brengen.”

Een login voor het bedrijf (de klant van de rijschool), zodat zij snel hun personeelsbestand kunnen monitoren op certficaatverloop en cursusplanning, is een uitbreiding die in de loop van 2013 volgt. Een ander voorbeeld van een handige toevoeging die in 2013 komt is de update die elke rijschool een landing page verschaft, waarmee de rijschool automatisch via Google beter vindbaar is en potentiële leerlingen kan werven.

Online marketing

Verder komen er ook landing pages voor Facebook bedrijvenpagina’s beschikbaar als online marketing. Hiermee kunnen potentiële leerlingen zich rechtstreeks via Facebook aanmelden bij de rijschool. Dation wil hiermee bijdragen aan de professionalisering van rijscholen, waar online marketing en mobiel werken steeds belangrijker worden.