Administratie bijhouden is vaak niet de favoriete bezigheid van rijschoolhouders. Hoe minder tijd eraan besteden, hoe beter. Het is belangrijk geen dubbel werk te doen. “Daarom is het erg handig om de gegevens uit Dation via de boekhoudkoppeling in mijn boekhoudprogramma te laden”, vertelt Huig van Dam (59) van de gelijknamige rijschool in Olst.

Dation richt zich vooral op de administratie van leerlingen (planning, openstaande facturen, etc). Voor de elektronische btw-aangifte en crediteurenbeheer, gebruikt Van Dam een boekhoudprogramma (Accountview). Dation Dashboard voert daartoe een journaalbestand met factuur- en debiteurinformatie uit naar het eigen boekhoudpakket.

Middelgrote rijschool

Verkeersschool Van Dam is een middelgrote rijschool ((A, B, AM2 en BE). Er zijn vier instructeurs: Huig, zijn vrouw en twee rijinstructeurs in loondienst. “Automatisering is noodzakelijk voor een rijschool van deze omvang. Want het is dan veel lastiger om vooruit te plannen”, vertelt Van Dam. “Vooral als er veel mutaties zijn.”

“Ik denk nog wel eens terug aan vroeger toen alles nog met kasboek en papieren agenda werd gedaan. Omdat je niet centraal kon zien wat er allemaal gebeurt en wijzigt, moesten we iedere avond bij elkaar komen met de agenda’s.”

Salarisadministratie

Ook de urentelling van de instructeurs is met Dation handig te zien, voor de salarisadministratie. En omdat sommige leerlingen contant betalen, kan met één overzicht bekeken worden hoeveel iedere instructeur dient af te dragen.

Van Dam: “Het maakt dan niet uit van welke leerling hij dat geld heeft gekregen. Want in de administratie wordt het meteen bij de juiste leerling verwerkt, de instructeur draagt gewoon het totaalbedrag van die dag af.”

RIS-Methode

Verkeersschool Van Dam geeft les volgens de RIS-methode. Al worden de RIS-deeltoetsen bij het CBR niet gedaan. “De lesmethodiek is erg goed”, vindt Van Dam. “Maar ik zie geen toegevoegde waarde in het inkopen van de RIS-toetsen bij het CBR. Dat doen we gewoon tijdens de rijles.”

De leskaart is digitaal via Dation in te zien vanaf de iPad waarmee de rijinstruceurs werken. Erg handig als een leerling een keer van een andere instructeur rijles krijgt. Hij weet precies welk onderdeel geoefend moet worden. En op deze manier kunnen de leerlingen thuis vanaf een computer hun vorderingen inzien.

Rijles plannen

Omdat er centraal wordt ingepland, kunnen wijzigingen real-time aan de instructeur doorgegeven worden. Instructeurs kunnen zelf niet de rijlessen plannen. Van Dam: “Dat houd ik liever zelf in de hand. Het is heel makkelijk om bevoegdheden per gebruiker in te stellen. Daardoor kan hiet niet misgaan.”

Bart Pals