Brancheverenigingen FAM en VRB hebben in verband met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezamenlijk een nieuwe lesovereenkomst opgesteld waar hun leden gratis gebruik van kunnen maken. De overeenkomst is onderdeel van een set documenten voor rijscholen ter voorbereiding op de AVG.

De AVG treedt 25 mei in werking en geldt voor de hele Europese Unie. Door de inwerkingtreding van deze verordening geldt de oude Wet bescherming persoonsgegevens niet meer. Het verschil is dat een rijschoolhouder straks vooraf wordt verplicht om te verantwoorden dat hij zich aan de verordening houdt: de zogeheten verantwoordingsplicht.

Eerder dit jaar hielden FAM en VRB een bijeenkomst waarbij leden advies kregen van bedrijfsjuristen van de Eendracht over hoe om te gaan met de nieuwe wet. Tijdens deze bijeenkomst werden concrete voorbeelden genoemd waar rijschoolhouders in hun dagelijkse werkzaamheden rekening mee moeten houden. De brancheverenigingen zetten de belangrijkste punten nog even op een rij.

Persoonsgegevens

De AVG maakt onderscheid tussen algemene en bijzonder persoonsgegevens. Algemene persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleid kunnen worden naar een persoon, zoals een naam, adres en telefoonnummer. Ook het e-mailadres van een cursist of werknemer valt onder de AVG.

Bij bijzondere persoonsgegevens kan er gedacht worden aan gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst, gezondheid of strafrechtelijk verleden. Ook een foto die wordt gemaakt van een cursist die geslaagd is en op Facebook wordt gezet, valt onder bijzondere persoonsgegevens.

Het verschil is belangrijk aangezien het verwerken van bijzondere persoonsgegevens onder de AVG verboden is, tenzij er een specifieke wettelijke uitzondering van toepassing is. Een andere mogelijkheid is dat er uitdrukkelijk toestemming gegeven wordt om de bijzondere persoonsgegevens te gebruiken.

Verwerkersovereenkomst

Rijschoolhouders hebben te maken met verschillende soorten persoonsgegevens. Niet alleen de persoonsgegevens van een cursist die op een lesovereenkomst worden verwerkt, maar ook die van werknemers waar rijscholen een arbeidsovereenkomst mee zijn aangegaan. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het inschakelen van andere partijen, zoals een salarisadministrateur, die persoonsgegevens voor rijscholen verwerken.

Op grond van de AVG is het daarbij van belang en zelfs verplicht om met andere bedrijven waartussen persoonsgegevens worden uitgewisseld een zogenaamde ‘verwerkersovereenkomst’ af te sluiten. De verwerkersovereenkomst is een overeenkomsten tussen twee partijen die gegevens uitwisselen waaruit blijkt wie er verantwoordelijk is voor de gegevens, wie de gegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden opgeslagen en voor welk tijdsbestek de gegevens worden opgeslagen.

De brancheverenigingen adviseren rijschoolhouders om in kaart te brengen welke persoonsgegevens er verwerkt worden om vervolgens actie te ondernemen. Ook kan een rijschoolhouder iemand binnen het bedrijf hiervoor aanstellen.

Advies

De VRB en FAM hebben Chris Marskamp, bedrijfsjurist bij de Eendracht, modeldocumenten laten opstellen die specifiek gericht zijn op de rijschoolbranche. Leden die nog (juridische) vragen hebben kunnen contact met hem opnemen. De documenten en de service vanuit de Eendracht zijn voorbehouden aan leden van de twee brancheverenigingen. De documenten mogen ook niet worden doorgestuurd naar derden. “U kunt hooguit niet-leden stimuleren om lid te worden om van deze initiatieven mee te kunnen profiteren”, laten de brancheverenigingen weten.

Leden zijn die niets ontvangen hebben worden verzocht in hun spambox te kijken van hun email, of met behulp van hun inlogcodes hun instellingen of gegevens te actualiseren.

Lees ook: De nieuwe privacywet: belangrijke tips voor rijschoolhouders