Het in dienst hebben van een instructeur brengt niet alleen kosten met zich mee, er komt ook een hoop administratieve rompslomp kijken bij het afsluiten van een arbeidscontract. De rijschoolbranche heeft geen CAO, maar er moet wel aan de wettelijke eisen voldaan worden. Deze week deel 3: kosten en administratie.

Het aannemen van personeel brengt meer kosten met zich mee dan alleen het loon van de medewerker. De loonkosten voor een werkgever zijn ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat een werknemer ontvangt. De totale kosten bestaan uit:

-directe loonkosten
-indirecte loonkosten
-verplichte premies en bijdragen

De directe loonkosten bestaan uit salarissen plus vakantiegeld, winstuitkeringen en provisies. Iedere werknemer heeft recht op ten minste het wettelijk minimum loon. Een CAO is er niet in de rijschoolbranche, dus daar hoeft u geen rekening mee te houden.

De indirecte loonkosten kunnen onder andere bestaan uit pensioen, reis- en onkostenvergoedingen, een auto en opleiding. Bovenop deze kosten betaalt u ook de verplichte werkgeverspremies voor sociale verzekeringswetten en bijdragen aan collectieve verzekeringen.

Administratie
Het aannemen van een nieuwe rijinstructeur brengt veel administratieve rompslomp met zich mee. De administratie is echter zeer belangrijk omdat zij dient voor de juiste inhouding en afdracht van belastingen en premies. Voor interne controle, maar ook als basis voor controle door de fiscus. Hier volgt een korte opsomming van uw verplichtingen.

U bent als werkgever verplicht:

-de identiteit van de nieuwe werknemer vast te stellen. Vraag een nieuwe werknemer daarom naar zijn identiteitsbewijs en bewaar een fotokopie daarvan bij uw loonadministratie. Elke werknemer moet beschikken over een sofi-nummer.

-de nieuwemedewerker aan te melden bij een aantal instanties, zoals de Arbodienst en als dat van toepassing is ook de ziekteverzuimverzekeringsmaatschappij.

-een loonadminstratie te voeren. Hierin verantwoordt u alle betalingen, vergoedingen, inhoudingen en afdrachten. U krijgt een loonbelastingnummer en u moet een loonboekhouding bijhouden. Als werkgever draagt u de premies voor de werknemersverzekeringen af aan de Belastingdienst. Daarnaast bent u verplicht loonbelastingverklaringen uit te reiken en loonstaten bij te houden.

-de werknemer een specificatie van het loon te verstrekken, het loonstrookje. Hierop moeten de volgende gegevens worden vermeld:
1) het bruto loonbedrag
2) de samenstelling daarvan in bedragen, bijvoorbeeld het basisloon en prestatietoeslag.
3) de inhoudingen
4) het voor de werknemer geldende wettelijke minimumloon en de minimum vakantiebijslag.
5) de naam van de werkgever en de werknemer.
6) de termijn waarop de betaling betrekking heeft.
7) de overeengekomen arbeidsduur.

Administratie vergt veel specifieke kennis van wetgeving die regelmatig verandert. Het kan daarom vestandig zijn uw administratie uit te besteden.

Personeelsdossier
Het is belangrijk dat u van iedere medewerker een personeelsdossier aanlegt. In dit dossier neemt u tenminste de arbeidsovereenkomst op en een kopie van het legitimatiebewijs. Verder kunt u ook beoordelingsstukken, een cv, diploma’s en de registratie van het ziekteverzuim aan het dossier toevoegen.

Beoordelingsstukken neemt u bijvoorbeeld op, omdat ze belangrijk zijn tijdens een ontslagprocedure. Bent u niet (meer) tevreden over uw medewerker en is dat een reden voor ontslag, dan moet u dat als werkgever kunnen aantonen. De stukken van beoordelingsgesprekken kunnen daarbij een belangrijke rol spelen. Let wel op dat het dossier valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens; de gegevens zijn alleen ter inzage voor de werkgever en de medewerker zelf.

Lees ook deel 1: Let op de wet
Lees ook deel 2: Voorwaarden

Bron: Kamer van Koophandel