Rijscholen dienen vanaf 1 januari CBR-examens en eigen kosten te splitsen op de factuur. De examenkosten dienen apart te vermeld te worden op de factuur tegen 0% BTW. Overige examenkosten moeten gewoon tegen 21% gefactureerd worden. “Als gevolg hiervan zullen rijschoolhouders ook op hun BTW-aangifte de 0%-omzet apart moeten aangeven. Dit kan een vervelende extra administratieve last zijn als hij zich hier niet goed op voorbereidt”, vertelt Hans Schaap van rijschoolsoftware-leverancier Dation.

Speciaal voor deze BTW wijziging past Dation haar software aan, zodat de rijschool geen extra tijd kwijt hoeft te zijn aan administratie en er zeker van is dat de BTW-aangifte correct is. Hieronder 5 scenario’s die rijscholen in de praktijk veel tegen gaan komen:

1. Examens in pakket

Veel rijscholen bieden het examen aan als onderdeel van een totaal lespakket. Bijvoorbeeld: 20 lessen en 1 examen kost in een  pakket EUR 1200,-. Vanaf 2013 zult u over EUR 1109,10,- 21% BTW moeten afdragen en over EUR 90,90 draagt u 0% BTW af. In deze situatie geeft u in uw pakket aan dat uw examen opgesplitst is een deel dat belast is tegen 21% BTW en een deel dat belast is tegen 0% BTW. Het administratiepakket handelt de verdere berekening van BTW af.

2. Losse examens

Een ander scenario is dat u als rijschool losse examens verkoopt, bijvoorbeeld voor EUR 230,-. Ook dit dit geval maakt u een opsplitsing in het pakket: EUR 90,90 belast tegen 0% en EUR 139,10 belast tegen 21%. Het rijschool software pakket handelt de BTW berekening verder af.

3. Overgangsregeling

Een lastige situatie is de overgangsregeling. Wat te doen als u het examen vóór 1 januari 2013 verkocht hebt en het examen vindt pas plaats ná 1 januari 2013? De regelgeving is hierin momenteel onduidelijk. In dat geval laat Dation u de keuze of u het examen op de ‘oude’ manier wilt facturen of dat u alsnog het geplande examen wilt opsplitsen. De software geeft u in ieder geval een kleine waarschuwing dat u een examen wilt factureren dat mogelijk gesplitst moet worden.

4. Print / mail met 1 klik uw uitgesplitste factuur

Doordat u uw examenkosten al in uw pakket of als los examen hebt opgesplitst weet het systeem al welke BTW-waardes geprint moeten worden. Het enige dat u zelf moet bepalen is hoe u wilt dat de factuur eruit ziet. Vervolgens kunt u met één klik op de knop de factuur printen of emailen.

Bekijk onderstaande voorbeeldfactuur, zoals opgesteld door het CBR.

 5. Print met 1 klik uw BTW overzicht

Om uw BTW aangifte eenvoudig te maken kunt u met 1 klik de door u ontvangen BTW opvragen. U kunt dit doen op basis van verstuurde facturen (factuur stelsel) of op basis van ontvangen gelden (kas stelsel). De waardes die in dit overzicht staan geven precies aan wat u in moet vullen in de belastingdienst aangifte tool.

Ook ziet u precies waaruit de BTW is opgebouwd. Dit laatste kan u enorm helpen bij een eventuele controle van de belastingdienst. Die heeft aangekondigd de rijschoolbranche scherp in de gaten te gaan houden.